Каждый руководитель проводит совещания, но далеко не каждый делает это эффективно. В большинстве случаев совещания проводится так, как научил предыдущий руководитель, а следовательно повторяются все ошибки и просчеты.
В этой статье я расскажу вам про три простых секрета, которые помогут вам проводить совещания более эффективно, чем вы делали это ранее, что конечно поможет вашим лидерским качествам и улучшит работу в команде.
Кстати, когда я провожу бизнес-семинары для руководителей, я часто задаю один интересный вопрос: Что вы больше всего боитесь на совещании? — и часто слышу ответы: боюсь, что места не достанется; боюсь, что зададут вопрос? и так далее, а самое интересное, что взрослые люди чего-то боятся в своей повседневной работе и конечно же большинство считает совещания непродуктивными и тратят свое драгоценное время только потому, что вышестоящий руководитель требует соблюдать регламент.
Но точно также с уверенностью можно сказать, что эффективные совещания могут быть источником новых идей; вы можете найти новые решения и получить обратную связь по текущим проектам и многие руководители действительно хотят превратить совещания из обыденной рутины в высокоэффективные деловые мероприятия.
На своих корпоративных тренингах я предлагаю следующую формулу эффективных совещаний:
Слушайте больше, меньше говорите и правильно выбирайте время принятия решения.
Небольшое пояснение: совещание проводится не только для того чтобы донести свою мысль до определенных людей (для этого есть более эффективные способы), но и для того чтобы получить обратную связь и принять решение, основываясь на данной обратной связи. Именно поэтому я использую данную формулу, состоящую из трех элементов, давайте детально разберем каждый из них:
Элемент 1. Умение слУшать и слЫшать
Мы живем в обществе, которое подвергается постоянному воздействию различных информационных сообщений и к сожалению у большинства людей наблюдается потеря способности слушать — у нас вырабатывается защитная реакция против информационного потока, в котором мы существуем. Разумеется собственники, руководители и менеджеры не исключение — способность слушать становится редкостью в наше время, да здравствуют технологии!
А следовательно, люди слишком часто просто не слышат ту информацию, которую они слышали на совещании — парадокс, но это так! Не верите — проверьте у подчиненных по недавнему совещанию: что они запомнили? пусть напишут три основных тезиса?
Сделайте это прямо сейчас.
И какой результат вы получили?
Поэтому, я всегда рекомендую развивать в себе способность слУшать и слЫшать, для повышения эффективности совещания.
Элемент 2. Меньше говорить
Этот элемент практически связан с предыдущим, так как когда мы говорим мы намного менее эффективнее умеем слушать, а следовательно если вы руководите совещанием я рекомендую вам направлять процесс, но не вести монолог с участниками, помните:
- Участники совещания должны обладать правом высказать свое мнение.
- Вам необходимо уметь работать с эмоциональными импульсами, для того чтобы логично оценивать ситуации и реагировать на происходящее.
- Не спеша обдумывая услышанное, вы можете задавать правильные вопросы и управлять совещанием.
А самое важное, вы будете понимать: Что вы узнали из совещания? и ваши сотрудники кстати тоже.
Элемент 3. Переходите к действиям
Когда на корпоративных тренингах я задаю вопрос: Что вам не нравится в совещаниях? — сотрудники компаний начинают смущаться, а на открытых бизнес-семинарах слушатели радостно отвечают: Результата нет! К действиям никто не переходит! Мы, в большинстве случаев хорошо говорим, но результата нет! — разумеется это не относится ко всем компаниям и ко всем совещаниям, но общая картина понятна.
Конечно очень правильно, когда вы мало говорите и правильно слушаете, но нужно уметь поставить точку в любой дискуссии и принять правильное решение, ведь в противном случае дискуссия перейдет либо в неуправляемую демагогию и либо каждый останется при своем мнении и результат будет в лучшем случае нулевой, а в худшем отрицательный.
Вы можете подумать, что плохое решение не стоит принимать или что нужно еще раз подумать, а потом еще раз подумать, но в реальности любое решение помогает принять ответственность на себя, снять неопределенность с сотрудников и начать действовать, ведь именно действие позволяет получить результат, пусть даже через ошибки.
Разумеется, я против бездумных действий и я против опрометчивых решений, но вы как руководитель должны понимать халатность от бездействия и нежелания принять на себя ответственность. Поэтому действуйте, но действуйте результативно, получая обратную связь и при необходимости корректируйте процесс достижения результата.
Коллеги! Совещание это серьезный коммуникационный процесс и каждый руководитель должен уметь проводить совещания, понимать ошибки, которые он совершает на совещаниях и максимально использовать сам процесс совещания для достижения своих целей. Об этом я рассказываю на одном из модулей своего тренинга деловые коммуникации, который вы можете пройти в формате корпоративного обучения или рассмотреть данные вопросы в рамках индивидуальной бизнес-консультации.
